Zo gaan wij om met persoonsgegevens van leden, cursisten, donateurs, vrijwilligers en bezoekers van onze website.

Wie zijn wij?

Amersfoortse Handboogsport Vereniging Centaur (AHV Centaur) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

AHV Centaur
Schothorsterlaan 19
3822 NA Amersfoort
KVK: 40506208
E-mail: secretaris@ahv-centaur.nl

Voor vragen over privacy kunt u terecht bij de secretaris.

Kort samengevat

AHV Centaur gebruikt persoonsgegevens alleen voor de ledenadministratie, de contributie en financiële administratie, communicatie met leden, cursussen, wedstrijden en toegang tot het ledendeel van de website. We verzamelen niet meer gegevens dan nodig, delen ze alleen als dat nodig is of wettelijk verplicht is, en gebruiken geen analyse- of trackingsoftware op onze website.

Waarvoor gebruiken we welke gegevens?

Lidmaatschap
Gegevens: voor- en achternaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer(s), e-mailadres, geslacht, handtekening. Geboortedatum en geslacht zijn nodig voor de aanmelding bij de bond en de indeling in wedstrijdklassen.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (het lidmaatschap).
Bewaartermijn: tot twee jaar na het einde van het lidmaatschap.
Ontvangers: secretaris, penningmeester, Koninklijke Handboogsport Nederland (KHSN)*, Conscribo (onze ledenadministratie, als verwerker).

Contributie en financiële administratie
Gegevens: voor- en achternaam, adres, IBAN en machtiging voor automatische incasso, betaalgegevens.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst voor het innen van de contributie; wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) voor het bewaren van de financiële administratie.
Bewaartermijn: 7 jaar, zoals de wet voorschrijft.
Ontvangers: penningmeester, kascommissie, Conscribo (als verwerker), Rabobank.

Basiscursus
Gegevens: voor- en achternaam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer(s), e-mailadres, handtekening.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (deelname aan de cursus).
Bewaartermijn: maximaal 6 maanden na afloop van de cursus. Wordt u na de cursus lid, dan gaan uw gegevens over naar de ledenadministratie.
Ontvangers: secretaris, penningmeester, trainers van de basiscursus.

Demo’s en privélessen
Gegevens: naam van de contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, factuurgegevens.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Bewaartermijn: 1 jaar na de activiteit; factuurgegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Ontvangers: democommissie, penningmeester.

Communicatie en nieuwsbrief
Gegevens: voor- en achternaam, e-mailadres.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (informatie over de vereniging en haar activiteiten).
Bewaartermijn: zolang u lid bent.
Ontvangers: secretaris, penningmeester.

Competities en records
Gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer(s), scores en uitslagen.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst voor deelname aan competities. Voor het bewaren van records na het lidmaatschap: ons gerechtvaardigd belang om de sportieve geschiedenis van de vereniging vast te leggen.
Bewaartermijn: tot 1 jaar na het einde van het lidmaatschap. Records bewaren we onbeperkt, maar alleen naam, jaar en prestatie.
Ontvangers: wedstrijdsecretaris, KHSN*, organisatoren van externe wedstrijden. Uitslagen kunnen openbaar worden gepubliceerd.

Ledendeel van de website
Gegevens: e-mailadres.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (toegang tot informatie voor leden).
Bewaartermijn: zolang u lid bent.
Ontvangers: secretaris, websitebeheerder.

Donateurs
Gegevens: voor- en achternaam, adres, e-mailadres, IBAN, bedrag van de donatie.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (de donatieafspraak); wettelijke verplichting voor de financiële administratie.
Bewaartermijn: zolang u donateur bent; financiële gegevens 7 jaar.
Ontvangers: penningmeester, Conscribo (als verwerker).

Vrijwilligers en Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Gegevens: naam, functie of taak, en de datum waarop een VOG is overlegd en een kopie van de VOG zelf.
Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om een veilige sportomgeving te bieden, in het bijzonder voor jeugdleden.
Bewaartermijn: zolang u de vrijwilligersfunctie vervult.
Ontvangers: secretaris, bestuur.

Aangepast sporten
Gegevens: informatie over uw gezondheid of beperking, voor zover nodig om u goed en veilig te begeleiden.
Grondslag: uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt die toestemming altijd intrekken.
Bewaartermijn: zolang u deelneemt; daarna verwijderen we deze gegevens.
Ontvangers: alleen de trainers die u begeleiden.

* KHSN = Koninklijke Handboogsport Nederland. De privacyverklaring van de bond is hier te vinden.

Foto’s en video’s

Tijdens verenigingsactiviteiten kunnen het bestuur of commissievoorzitters foto’s en video’s maken voor de website, de nieuwsbrief en onze pagina’s op Facebook en Instagram. Voor het maken en publiceren daarvan vragen wij vooraf toestemming. Bij leden jonger dan 16 jaar vragen wij toestemming aan de ouder of verzorger.

U kunt uw toestemming altijd intrekken via secretaris@ahv-centaur.nl. Wij verwijderen de betreffende beelden dan van onze website en sociale media. Wat al gedrukt of verspreid is, kunnen wij niet meer terughalen. Houd er rekening mee dat Facebook en Instagram eigendom zijn van Meta, dat daarbij zijn eigen privacybeleid hanteert.

Moet u uw gegevens verstrekken?

Voor lidmaatschap, cursussen en deelname aan wedstrijden zijn de genoemde gegevens nodig. Zonder deze gegevens kunnen wij u niet inschrijven of aanmelden bij de bond. Toestemming voor foto’s en video’s is altijd vrijwillig en heeft geen gevolgen voor uw lidmaatschap.

Minderjarigen

Jongeren onder de 18 jaar kunnen alleen lid worden of een cursus volgen met toestemming van een ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger, die ook het inschrijfformulier ondertekent. Waar wij voor een verwerking toestemming vragen, zoals bij foto’s, vragen we die voor kinderen jonger dan 16 jaar aan de ouder of verzorger.

Delen met derden

Zonder uw toestemming verstrekken wij persoonsgegevens alleen aan derden als dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met u, zoals aan de KHSN, of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Voor een aantal taken maken wij gebruik van verwerkers: partijen die gegevens alleen in onze opdracht verwerken. Dit is Conscribo (ledenadministratie). Met deze partije hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Een kopie is op te vragen bij het secretariaat.

Sommige van deze diensten kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij ervoor dat dit gebeurt met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Websitebezoek en formulieren

Op onze website gebruiken wij geen analyse- of trackingsoftware en alleen cookies die technisch noodzakelijk zijn. Meer daarover leest u in ons cookiebeleid.

Onze hostingpartij houdt voor beveiliging en storingsonderzoek technische gegevens bij, zoals uw IP-adres en het tijdstip van uw bezoek. Deze gegevens worden na 90 dagen verwijderd. Vult u een formulier in, bijvoorbeeld om lid te worden of een demo aan te vragen, dan gebruiken wij die gegevens alleen om uw aanvraag af te handelen. Daarna vallen ze onder het betreffende doel hierboven, of worden ze verwijderd.

Vertrouwenspersoon

Wat u met de vertrouwenscontactpersoon bespreekt, is vertrouwelijk. De vertrouwenscontactpersoon legt alleen vast wat nodig is om u te helpen, en deelt niets zonder uw toestemming, tenzij er een wettelijke plicht of ernstig gevaar is.

Geautomatiseerde besluitvorming

AHV Centaur neemt geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, zoals profilering.

Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang. Alleen bestuursleden en vrijwilligers die de gegevens voor hun taak nodig hebben, hebben toegang.

Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (artikel 15 AVG): u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op correctie (artikel 16 AVG): u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Recht op verwijdering (artikel 17 AVG): u kunt vragen uw gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld als ze niet meer nodig zijn. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals de financiële administratie, kunnen wij niet eerder verwijderen.
• Recht op beperking (artikel 18 AVG): u kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl een correctieverzoek loopt.
• Recht op overdraagbaarheid (artikel 20 AVG): u kunt de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gangbaar, digitaal formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar (artikel 21 AVG): u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang, zoals het bewaren van records of de VOG-registratie.
• Recht om toestemming in te trekken: heeft u ergens toestemming voor gegeven, zoals voor foto’s, dan kunt u die op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

U kunt een verzoek indienen via secretaris@ahv-centaur.nl. Wij kunnen u vragen om u te identificeren, zodat wij zeker weten dat wij gegevens aan de juiste persoon verstrekken. Wij reageren binnen één maand. Is een verzoek ingewikkeld, dan kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; dat laten wij u dan binnen de eerste maand weten. Weigeren wij een verzoek, dan leggen wij uit waarom.

Klachten

Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via secretaris@ahv-centaur.nl. Komen we er samen niet uit, of wilt u dat liever niet, dan kunt u altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacy.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de wet verandert of als wij gegevens voor een nieuw doel gaan gebruiken. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij leden via de nieuwsbrief of per e-mail. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.

Contact

AHV Centaur
Amersfoortse Handboogsport Vereniging Centaur
Schothorsterlaan 19
3822 NA Amersfoort
secretaris@ahv-centaur.nl
https://www.ahv-centaur.nl/
T. 033-4803973

Datum laatste wijziging: 24 september 2026